Warum dieser Unterschied so wichtig ist
Viele Menschen verwechseln den Projektmanagementprozess mit dem Projektprozess – dabei sind es zwei völlig unterschiedliche, aber parallel verlaufende Prozesse. Während der Projektprozess die inhaltliche Umsetzung des Projekts beschreibt, sorgt der Projektmanagementprozess dafür, dass das Projekt als Ganzes erfolgreich gesteuert wird.
Ein anschauliches Beispiel: Der Projektmanager ist der Dirigent eines Orchesters – er sorgt dafür, dass alle Musiker harmonisch zusammenspielen, aber er selbst spielt kein Instrument.
Die beiden Prozesse im Überblick
Projektmanagementprozess – Die Steuerungsebene
Der Projektmanagementprozess umfasst drei Hauptphasen:
- Projektplanung – Definition der Ziele, Ressourcenplanung, Erstellung von Strukturen und Prozessen.
- Projektumsetzung – Steuerung des Projekts, Koordination der Teams, Überwachung von Fortschritt, Kosten und Risiken.
- Projektabschluss – Auswertung, Lessons Learned und formale Abnahme des Projekts.
Dieser Prozess beginnt bereits in der Vorprojektphase und begleitet das gesamte Projekt bis zum Abschluss.
Projektprozess – Die inhaltliche Umsetzung
Der Projektprozess beschreibt die tatsächliche Arbeit am Projekt und durchläuft ebenfalls drei Phasen:
- Vorprojektphase – Analyse des Ist-Zustands und Definition der Anforderungen.
- Projektphase – Umsetzung der Aufgaben und Erreichung der Projektziele.
- Nachprojektphase – Betrachtung des Soll-Zustands und Auswertung der Ergebnisse.
Hier arbeiten die Teams an den fachlichen Inhalten des Projekts – aber nicht am Projektmanagement selbst.
Wie diese Prozesse zusammenspielen
- Der Projektmanagementprozess beginnt in der Vorprojektphase, indem er die Projektplanung übernimmt.
- Er begleitet die gesamte Projektphase durch Koordination, Kontrolle und Steuerung.
- In der Nachprojektphase sorgt er für den Abschluss und die Evaluierung des Projekts.
Das bedeutet: Während die inhaltliche Umsetzung voranschreitet, stellt der Projektmanager sicher, dass Zeit, Budget und Qualität eingehalten werden. Ohne gute Steuerung drohen Chaos, Verzögerungen und Kostenexplosionen.
Eine besondere Herausforderung in KMUs
In kleinen und mittelständischen Unternehmen haben Mitarbeiter oft mehrere Rollen. Das gilt auch für den Projektmanager: Er kann nicht nur das Projekt leiten, sondern auch als Fachkraft direkt an der Umsetzung beteiligt sein. Das bedeutet, dass er im Projekt nicht nur die Steuerung übernimmt, sondern gleichzeitig als Teammitglied mitarbeitet – jedoch in einer anderen Rolle.
Hier liegt eine häufige Herausforderung: Die klare Trennung der Rollen ist entscheidend. Während der Projektmanager als Führungskraft das große Ganze im Blick behalten muss, darf er als Teammitglied nicht gleichzeitig Entscheidungen über sich selbst treffen. Dies muss sowohl ihm selbst als auch dem gesamten Team bewusst sein, um Interessenkonflikte und ineffiziente Strukturen zu vermeiden.
Die richtigen Werkzeuge für den Projektmanager
Um diesen Prozess effizient zu gestalten, nutzt der Projektmanager verschiedene Methoden und Tools, darunter:
- Zieleplan – Klare Definition der Projektziele.
- Objektstrukturplan (OSP) – Welche Elemente müssen betrachtet werden?
- Projektstrukturplan (PSP) – Zerlegung des Projekts in handhabbare Teilaufgaben.
- Arbeitspaketspezifikationen (AP) – Detaillierte Beschreibung von Aufgaben.
- Terminplanung, Meilensteinplan, Gantt-Diagramm – Zeitliche Steuerung.
- Ressourcen- und Kostenplanung – Sicherstellung der wirtschaftlichen Machbarkeit.
- Projektorganisation und Projektauftrag – Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren.
- u.v.m.
Fazit
Der Projektmanagementprozess ist nicht der Projektprozess, sondern sorgt dafür, dass das Projekt als Ganzes läuft. Die Betrachtung beider Prozesse ist essenziell für den Erfolg. Besonders in KMUs ist es wichtig, dass Projektmanager ihre Doppelrolle erkennen und klar zwischen Projektleitung und fachlicher Mitarbeit trennen. Unternehmen, die diesen Unterschied verstehen, steigern ihre Effizienz, minimieren Risiken und erzielen bessere Projektergebnisse. Deshalb: Projekt managen, nicht nur arbeiten!